当日刘衍便返回了青州府城，几天后当刘衍回到总兵府的时候，便派人召集一众部下，准备在五天之后召开大会，宣布成立幕府。
五天后，陈勋、王越、汪博、张义、沈拓、苗绍、许铭、钱樰等新军各营都指挥使、指挥使，以及赵民、岳明、田辉叙、荀景云、谭晓大、徐乐、张耒、宋功明、鲍学镇、吴国金、李继文、胡宗明、王炆镇全部赶到总兵府。
商会会首王靖，以及陈江氏、韩峰、钱皂、宋灌、楚韵非、高云山等工坊主事也全都接到了命令，风风火火的赶了过来。
众人齐聚正堂之上，刘衍看着一众部下,之前看着卢象升率部出战的悲凉心情也被冲散了不少，与众人寒暄之后，便是热情交谈了许久。
“好了，现在咱们说一说正事吧。”
众人顿时安静下来。
刘衍说道：“本镇决定，正式成立青莱镇总兵府幕府，幕府之下设立诸多部门，具体有户部、财部、兵部、农部、商部、医部和情报司。”
“各部按照具体职能，下设司，司下设曹。各部主官称部长，司主官称司丞,曹主官称主薄。”
“户部部长赵民，户部下设户籍司与教育司，户籍司主管青莱镇各处军户户籍，管理军户民政；教育司主管各地新式学校，主管教化、考学等事。”
“财部部长岳明，财部下设府库司、预算司、审计司。府库司负责青莱镇钱粮的收缴、转
运、存储，管理各地府库；预算司负责编制总兵府每年支出钱粮的预定数额，并且在年末进行核对；审计司负责对各地府库账目和实数，以及每年预算情况进行检查。”
“兵部部长田辉叙，副部长荀景云。田部长主管兵事，荀副部长主管军纪。”
“兵部负责新军操练与新兵的征召,兵备打造等，负责管辖青莱镇军事书院、青莱镇演武堂。兵部下设征兵司、操练司、兵备司，分别管辖征召新兵、操练兵马、囤积与转运兵备事宜，青莱镇军事书院、青莱镇演武堂与火器督造处、兵甲督造处等同与司，直属兵部部长田辉叙管理。”
“农部部长张耒，下设屯垦司、水利司和农税司。屯垦司负责开垦荒地以及管理军屯事宜，水利司负责兴修水利设施等事，农税司负责征收农税事。”
“商部部长宋功明，酒坊、肥皂工坊、晒盐场、铁撅山铁料场、水泥工坊、车辆工坊、灯具工坊、玻璃工坊均等同于司，划归商部管理。商部所得收益，每两个月与财部交割一次。”